Planificar, prevenir y mediar, las características clave de un buen gestor de fincas (julio)

Entrevista a José Antonio Viera Romero, titulado en Gestión de Fincas y Gestión Inmobiliaria, perito inmobiliario y socio de la AEGAI.

Durante el periodo estival se usan más las zonas comunes de las fincas, se ponen en marcha al 100% las segundas residencias o apartamentos de verano, se ocupan todo un conjunto de estructuras que requieren de la atención de un gestor de fincas. José Antonio Viera Romero, Director de Fincasol Estartit S.L., gestor de fincas y perito inmobiliario, es socio de la AEGAI y nos pone al día de cuáles son sus tareas como profesional en verano.

¿En qué se centra la tarea de un gestor de fincas?
La tarea de un gestor de fincas se centra en cuatro funciones principales. En primer lugar, la gestión, esta función incluye velar por el correcto funcionamiento y conservación de los servicios e instalaciones de la comunidad. En segundo lugar, la contabilidad, elaborando el plan de gastos y previsiones, y sometiéndolo a la aceptación de la junta de gobierno de la comunidad. La tercera función es la ejecutiva, en la que se llevan a cabo todas las acciones acordadas con la junta gobierno, como realizar los diferentes pagos y cobros procedentes. La cuarta función, es la de depositario, custodiando y teniendo a disposición de los titulares, la documentación relativa a la comunidad.

¿Qué problemas aparecen con más frecuencia en las comunidades de vecinos en verano que necesitan de la mediación de un gestor?
Durante el verano, suelen producirse desperfectos o averías en las instalaciones comunitarias, algunas de las cuales son consecuencia del uso inadecuado de las infraestructuras de la comunidad, piscinas, zonas de juego o deportivas, parking, ascensores, etc.

En las comunidades turísticas o de segunda residencia,  también es habitual la aparición de averías debidas al desuso de las instalaciones, sobretodo al inicio de temporada, ya que durante el resto del año la mayor parte de las viviendas suelen permanecer deshabitadas y algunas de las instalaciones deshabilitadas.
Otros problemas que aparecen en las comunidades durante el verano son los debidos al incumplimiento de las normas de convivencia establecidas por la comunidad.

¿Cómo un gestor de fincas resuelve este tipo de necesidades?
Basándose en la experiencia, el gestor de fincas puede prever gran parte de los posibles problemas que podrán aparecer en la comunidad durante el período estival. Por lo tanto, en estos casos, es conveniente revisar los puntos críticos para anticipar posibles reparaciones y colocar señalizaciones y paneles informativos, en puntos visibles, para que todos los residentes en la comunidad sean conocedores de las normas de uso y convivencia de la misma.

A pesar de las previsiones, pueden surgir contingencias inesperadas durante el verano, para resolver estas, el gestor ha de saber a qué empresas de servicio, reparaciones o mantenimiento puede acudir, o qué procedimientos puede llevar a cabo para su rápida y eficaz resolución.

¿Cuál es el procedimiento a seguir en caso que una vivienda alquilada en vacaciones tenga algún problema o cree algún conflicto en la comunidad?
El primer paso  a seguir es diferenciar si se trata de un conflicto relativo a la infraestructura de la propia vivienda, que puedan afectar al resto de la comunidad, ya sea por humedades, desperfectos, etc. En cuyo caso el gestor debe contactar con el propietario para poder solventar el conflicto. En caso de tratarse de un problema causado por el comportamiento inadecuado de los inquilinos de dicha vivienda, el gestor debe valorar la gravedad, ya que en ocasiones es suficiente con informar directamente a dichos inquilinos, sobre de las normas comunitarias de convivencia. Y en cambio en casos de mayor gravedad es conveniente contactar tanto al presidente de la comunidad como con el propietario de la vivienda para decidir conjuntamente las medidas a adoptar.

¿Quién atiende las peticiones de los vecinos en caso que el gestor de fincas esté de vacaciones?
En caso que el gestor de fincas esté ausente, ya sea por vacaciones o por otra causa justificada, será el presidente o persona delegada por la comunidad quien atenderá cualquier consulta o petición que soliciten los vecinos. Si la importancia del caso lo requiere, estas personas designadas podrán contactar con el gestor, quien deberá informarles o asesorarles al respecto.